Kota Semarang (Humas) – Arsiparis Kemenag Kota Semarang, Siti Rahmah dan Heri Sipriyanto, selama dua hari, 12 dan 13 Desember 2024, mendampingi Arsiparis Ditjen Bimas Islam Kemenag RI melakukan alih media arsip di KUA Kec. Pedurungan, Banyumanik, Ngaliyan, dan Gunungpati.
Kedatangan Rita Herawati dan Siti Fahkhoh selaku Arsiparis Ditjen Bimas Islam Kemenag, bersama Rahma dan Heri, disambut hangat oleh Kepala KUA masing-masing beserta jajarannya.
Dari hasil pengamatan langsung di lapangan, kedua Arsiparis Ditjen Bimas Islam mengemukanan, pada dasarnya arsip permanen sudah tertata di ruang khusus arsip, namun masih perlu disempurnakan karena penataan arsip belum memenuhi standar kearsipan seperti, belum adanya rak dan box arsip. Sedangkan menurut mereka, untuk arsip digital melalui aplikasi SIMKAH sudah berjalan dengan baik.
“Pengarsipan di KUA sudah baik, hanya saja mungkin akan lebih sempurna jika dilengkapi dengan sarpras penunjang seperti, dokumen-dokumen yang ada dikelompokkan dalam box-box arsip, kemudian ditata dengan rapi dan sistematis di rak arsip, sehingga apabila dikemudian hari dibutuhkan, akan memudahkan dalam mencarinya,” tutur Rita.
Siti Fahkhoh menambahkan, arsip yang berupa hardcopy akan lebih bagus lagi jika dilengkapi dengan arsip soft file. “Jika terjadi force majeure yang mengakibatkan hardcopy arsip rusak, maka KUA tidak lagi kebingungan, karena masih punya backup berupa soft file, yakni yang dilakukan dengan menscan setiap dokumen penting. Selain itu, juga memudahkan dalam menyimpan dan mencarinya,” ujarnya.
Keduanya mengimbau, kedepan, Arsiparis Kankemenag Kota Semarang melakukan hal serupa berupa pendampingan alih media arsip di 12 KUA lainnya se-Kota Semarang yang belum dikunjungi oleh Arsiparis Ditjen Bimas Islam. “Tugas Mbak Rahma dan Mas Heri untuk melanjutkan melakukan pendampingan alih media arsip di KUA lainnya,” harap mereka.
“Arsiparis juga harus berkoordinasi secara aktif dengan Seksi Bimas Islam melalui Bapak Kasi dan Perencana terkait untuk mengusulkan adanya pengadaan sarpras pendukung kearsipan di masibg-masing KUA seperti, box arsip, rak arsip, dan scanner,” imbuhnya.
Empat KUA yang dituju oleh Arsiparis Ditjen Bimas Islam bukanlah tanpa alasan. Keempat KUA tersebut telah direvitalisas dan memperoleh bantuan alat pemindai (scanner) dari Ditjen Bimas Islam Kemenag RI yang bertujuan untuk memudahkan dan penyempurnaan kearsipan di KUA masing-masing.
Sebelum berpamitan, Rita dan Siti Fahkhoh berpesan, semua arsip KUA yang bersifat permann, baik yang berupa akta nikah beserta dokumen pendukungnya, dan arsip wakaf agar bisa dijaga dan disimpan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.(Rahma/Nba)
